Administrer din tid - ekspertrådgivning
Tiden er en af de mest værdifulde ressourcer, som vivi har i overflod. Og den måde vi bruger det afhænger af det resultat, vi får. Vil du lære at allokere din tid, så du bliver mere produktiv og samtidig mindre træt?
Vi vil fortælle dig om de mest nyttige værktøjer til at arbejde med kalenderen, beskrevet af Daniel Browne - forfatter af "Energikilden".
Pareto-princippet fastslår, at arbejdetudfyld alle de tildelte tid. Kalender er dit værktøj til tidsbudgettering, så du effektivt kan klare enhver virksomhed eller projekt, du arbejder på. Uplanlagt tid vil sandsynligvis blive besat med arbejde. Brug følgende regler til at hjælpe dig med at bruge din kalender:
1. Kalenderen skal repræsentere et rigtigt billede af, hvordan du skal bruge din tid.
Det bør planlægges alt, hvad der er vigtigt for dig og skal gøres. Der kan kun laves en undtagelse for små opgaver, som du bruger mindre end femten minutter.
2. Tag tid til at definere planer for bestemte dage og uger.
Detaljeret planlægning hjælper dig med at spareKoncentration på hvad du gør på et bestemt tidspunkt, og ikke komme ud af tidsplanen. Det er bedst at planlægge dagen fremover natten før, når du har gennemført dit arbejde og få en ide om, hvad der skal overføres til i morgen. At lave eller justere planen om morgenen er kun tilrådelig, hvis du kommer op på en kreativ idé om natten eller du husker et presserende spørgsmål.
3. Slip af to-do listerne.
Efter at have skrevet alt hvad du behøver at gøre på papir, er dufrigør dit hoved, men problemet er, at i din liste over sager ikke vil være begrænset til bestemte frister, og som følge heraf vil du ikke vide, hvornår du kan opfylde dem.
4. Brug advarsler til opgaver, der er tæt knyttet til tiden.
Hvis du har ting at gørePå et bestemt tidspunkt skal du slå på advarslen eller signalet, der minder dig om dem. På trods af at advarsler hjælper med at holde tidssyn, er det bedre at ikke bruge dem til sager, der ikke er tidsbegrænsede, fordi hvis påmindelser modtages for ofte, vil du bare stoppe med at reagere på dem.
5. Planlæg løsningen for opgaver med fleksible deadlines.
Normalt ting, der ikke kræver, at deengageret i en vis tid, sat på listerne, ofte glemt over dem eller overført den næste dag. Ved at inkludere dem i din tidsplan, vil du øge sandsynligheden for deres løsning. Tag dem til en tid, hvor du sandsynligvis vil kunne løse dem.
6. Lav kalenderen din bedste ven.
Selvom du bruger en elektronisk dagbog medindstil alarmer, skal du fra tid til anden henvise til din kalender. Dette giver dig mulighed for at få en ide om den kommende dag. Du skal se kalenderen mindst to gange om dagen. Bedst af alt, hvis du kigger på det hver gang du afslutter den næste ting. Slet de udfyldte sager eller marker dem i farve for at se, at arbejdet på dem er gennemført.
7. Bryd store opgaver i mindre og planlæg deres løsning.
Ofte når man arbejder på store projekter kanDet ser ud til, at der ikke er behov for at planlægge noget, da det allerede er kendt, hvad man skal gøre i de kommende dage eller uger. Men hvis du ikke er meget organiseret, vil en omtrentlig ide om hvad du laver og den omtrentlige tidsramme påvirke din produktivitet, da fraværet af tidsrammer i tidsplanen vil fratage dig en følelse af uopsættelighed. Gå ikke ud af sporet vil hjælpe dig med at opdele projektet i undertekster og planlægge løsninger for hver af dem i kalenderen.
8. Glem ikke at sørge for pauser mellem sagerne.
Den vigtigste snubler i planlægningen -mangel på realisme. Når du planlægger opgaver uden at tage hensyn til distraktioner eller pauser, der er nødvendige for at skifte til næste tilfælde, risikerer du at miste fokus, komme ud af planen og står over for behovet for at indhente resten af tiden. Over tid begynder du at tro, at planlægningen ikke virker, og du giver op om ideen om at sikre produktivitet. Hvis du giver hvile, en pause til frokost, tidspunktet for rejsen og distraktionerne, får du et realistisk billede af, hvad du skal gøre og hvad din tid bliver brugt på, hvilket betyder at du kan planlægge din dag mere effektivt.
9. Planlæg tid til forberedelse af opkald og kommende møder.
Du skal have været sen for et mødepå grund af det faktum, at du ikke havde tilstrækkelig tid til vejen og udseendet af en hitch. Ved at planlægge forberedelsestiden i din kalender, vil du slippe af med stress, hvis du bare skal finde ud af ruten eller slå op på telefonnummeret lige før du går ud, når du skal ringe til kunden. Planlægge tiden for rejsen, find ud af den nøjagtige tidsplan for transporten og give mulighed for at opfange en kop kaffe undervejs.
10. Planlæg tid på dagen for uforudsete opgaver og omstændigheder.
Hvor ofte går dine ting galt? Hver dag, en gang om ugen? Giv dig tid til uforudsete omstændigheder i din tidsplan, og hvis de ikke vises, kan du altid bruge den til at udføre andet arbejde. Analyser, hvor meget tid i løbet af dagen går til uplanlagte opkald eller pauser, og planlæg det i din tidsplan. Mest sandsynligt vil du først overvurdere eller undervurdere den tid, du har brug for, men med erfaring vil din estimats nøjagtighed stige.
11. Udvikle planlægningsvanen.
Så snart du har en ny opgave, straksOgså læg det på din tidsplan. Hvis dette ikke er muligt, skal du notere i notesblok, smartphone, tablet eller anden enhed, du bruger. Øjeblikkelig indtastning af opgaven i tidsplanen fjerner først behovet for at huske, hvad du skal gøre, og for det andet udelukker muligheden for, at den forbliver uløst.
Hvis du skal regelmæssigt overvågeanmoder om eller organiserer møder, sørger for dem på kalendertiden i en uge, og tilføj derefter blot elementer til det angivne interval. I en elektronisk kalender, f.eks. I Outlook, kan du placere disse elementer i noter sektionen. I papirbogen, hvor der ikke er plads til alle emnerne, kan du tegne dem op som en separat liste, der er bundet til en given tid.
12. Brug kun en kalender til planlægning af arbejde og for alle andre problemer.
Når det kommer til dit liv, mellem arbejde ogfritid bør ikke opdeles. Disse områder i dit liv er en afspejling af, hvordan du styrer din tid. Ved hjælp af to kalendere forsvinder du din opmærksomhed og gør det vanskeligt at styre tiden.
13. Brug cellemetoden.
Dens princip er at opdeledag i flere store tidsintervaller. Den maksimale effektivitet leveres af segmenter på ikke mindre end en og en halv time. Antallet af sådanne celler kan variere fra tre til seks. Den enkleste er en dag bestående af tre celler svarende til morgen, eftermiddag og aftenperioder.
Tidsintervaller er intet mere end blokke af præstationer, eller en tid, hvor du vil være involveret i de vigtigste forhold.
En celle antager ikke, at det erkun en arbejdsopgave. Du kan planlægge for denne periode et hvilket som helst antal sager. For eksempel, hvis størrelsen på din morgencelle er tre timer, kan du planlægge fire 15 minutters og to timers opgaver i den. Kombiner flere små opgaver i 30-minutters blokke eller, endnu bedre, sæt dem i timecellerne.
Føl dig optaget af ossmå opgaver, og store blokke bidrager til dannelsen af tankevækkende planer og giver indtryk af, at vi har nået vores mål. Prøv ikke at fylde cellerne med rutinemæssige eller uproduktive opgaver. Hvis du har brug for meget tid til administrative spørgsmål, skal du oprette en separat celle for dem. Du skal være produktiv, ikke optaget. Og glem ikke at opsummere slutningen af hvert interval.
Strukturering af cellerne hjælper dig med at udnytte den tid, der er tildelt de planlagte tilfælde mest effektivt. I cellen skal du lave noget, der er virkelig vigtigt for dig.
celle eller aften til afslapning
celle eller en dato for en dato;
celle eller en aften dedikeret til personlig vækst eller læring;
celle eller en aften dedikeret til børn og familie;
en celle til kommunikation
celle til arbejde sent;
celle til at gå i biografen;
celle til træning.
14. Brug din fritid med omtanke.
Kigger på cellerne får du en ide omhvor meget du har fritid Hver af de fem arbejdsaftener giver dig tre til seks timers fritid. Det er femten til tredive timer om ugen. Du kan bruge dem på noget: slappe af, socialisere med familie og børn, spis på en restaurant, gå i biografen. Hvis du tilføjer dem til weekenden (dette er yderligere seksogtredive timer, eller yderligere seks til tolv celler), så modtager du fra halvtreds til halvfjerdsindre fritid pr. Uge! Dette er din tid til at gennemføre en række projekter - for eksempel at lære et fremmedsprog, skrive en bog osv.
Brug disse tips, og du vil kunneforbedre deres produktivitet betydeligt, holde ro i sindet, nemmere at styre deres liv og få mere fritid for sig selv og deres kære!
